Obowiązkowy KSeF wchodzi etapami, a dla największych firm (m.in. z obrotem > 200 mln zł brutto w 2024 r.) kluczową datą jest 1 lutego 2026 r.
W praktyce część organizacji może nie zdążyć z pełnym wdrożeniem z przyczyn technicznych (ERP, integracje, workflow faktur, uprawnienia, e-Obieg, wolumen kontrahentów). Warto więc rozdzielić dwa wątki:
- kary za wystawianie faktur poza KSeF, oraz
- ryzyka „poboczne”, które pojawiają się już od lutego 2026 r. (zwłaszcza JPK_V7).
Poniżej krótkie omówienie najważniejszych ryzyk związanych z niewdrożeniem KSeF na czas.
1) „Abolicja” w 2026 r. – brak kar za fakturowanie poza KSeF (na poziomie deklaracji organów)
Szef KAS publicznie zadeklarował, że w 2026 r. przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do KSeF ani za błędy związane z jego stosowaniem. Wprawdzie jak wiadomo, informacje z konferencji prasowych nie stanowią w Polsce powszechnie obowiązujące prawa, to należy się spodziewać, że organy skarbowe nie będą w 2026 r. powszechnie weryfikować obowiązku stosowania KSeF, gdyż, co do zasady, formalnie narzędzia do nakładania do podatników kar, wchodzą dopiero od 1 stycznia 2027 r.
To istotny bufor bezpieczeństwa dla firm, które wdrożenie mają „na finiszu”, ale nie są gotowe na dzień 1 lutego.
2) Kary „ustawowe” za wystawianie faktur poza KSeF – dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Ustawa o VAT przewiduje sankcje pieniężne (do 100% VAT z faktury lub do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy VAT nie wykazano) za naruszenia obowiązków KSeF. Mechanizm sankcyjny ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. (art. 106ni uVAT).
Co to oznacza wprost?
- W 2026 r. – co do zasady – nie powinno być „automatycznych” kar finansowych tylko dlatego, że faktura została wystawiona poza KSeF (przyjmując deklaracje KAS i odroczenie reżimu sankcyjnego).
- Od 2027 r. – ryzyko sankcji ustawowych zostaje wprowadzone i trzeba zakładać, że będzie realnie egzekwowane.
3) Najważniejsze ryzyko już od 1 lutego 2026 r.: JPK_V7 i kary 500 zł za błąd
Niezależnie od odroczenia sankcji „KSeF-owych” do 2027 r., od 1 lutego 2026 r. wchodzą w życie zmiany w raportowaniu JPK_V7: obowiązek wykazywania numeru KSeF dla faktur oraz – gdy numer nie jest jeszcze nadany – stosowania nowych oznaczeń (m.in. OFF/BFK/DI).
Podstawowe konsekwencje:
- jeśli urząd wezwie do korekty ewidencji (np. brak numerów KSeF/oznaczeń), podatnik ma 14 dni na korektę albo wyjaśnienia,
- w razie braku reakcji lub reakcji nieskutecznej naczelnik US może nałożyć karę 500 zł za każdy błąd (art. 109 ust. 3h uVAT).
To ryzyko jest szczególnie istotne dla firm z dużą liczbą kontrahentów i wysokim wolumenem dokumentów – „błędy masowe” w JPK potrafią eskalować kosztowo oraz operacyjnie.
4) Ryzyko KKS: nierzetelna/niekorygowana ewidencja
Jeżeli nieprawidłowości w JPK utrzymują się i nie są korygowane, może pojawić się wątek odpowiedzialności karnoskarbowej (zależnie od okoliczności, skali i winy). W praktyce najczęściej ogranicza się to poprzez szybkie korekty i uporządkowaną ścieżkę „wezwanie–korekta–wyjaśnienie”.
5) Prawo do odliczenia VAT: faktura wystawiona poza KSeF nie przekreśla odliczenia (jeśli transakcja jest realna)
Z perspektywy nabywcy kluczowe jest, czy brak KSeF „psuje” odliczenie VAT. Aktualna praktyka interpretacyjna wskazuje, że nie – jeśli spełnione są ogólne warunki odliczenia (art. 86 uVAT) i nie zachodzą przesłanki negatywne (art. 88 uVAT), a faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję.
Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 9.01.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.875.2025.2.IK) – organ wskazał, że art. 88 uVAT nie przewiduje jako przesłanki negatywnej sytuacji, w której faktura została wystawiona „wbrew obowiązkowi” poza KSeF.
6) Dodatkowe okoliczności, o których warto pamiętać w 2026 r.
Wyjątki od obowiązku wystawienia faktury w KSeF – istnieją przypadki wymienione.
„Plan awaryjny” (offline/awaria) – nawet przy dobrym wdrożeniu trzeba mieć procedury na awarię/niedostępność systemu oraz na okres przejściowy (szczególnie przy dużej skali).
Co rekomendujemy firmom, które mogą nie zdążyć na 1 lutego 2026 r.
- Procedura przejściowa na 2026 r.: jasno opisany tryb wystawiania/odbioru faktur, obieg akceptacji, archiwizacja i sposób „dosyłania” do KSeF po uruchomieniu integracji.
- Kontrola JPK_V7 od lutego 2026 r.: wdrożenie walidacji numerów KSeF/oznaczeń OFF/BFK/DI i szybka ścieżka korekt po uzyskaniu numeru KSeF.
- Komunikacja z kontrahentami: instrukcje, testy, kanał wsparcia – przy dużym wolumenie kontrahentów to ogranicza ryzyko „lawiny” błędów.
- Audyt gotowości: przegląd procesów (sprzedaż/zakupy/zaliczki/korekty/nota), ról i uprawnień w KSeF, mapowanie wyjątków.
Podsumowanie: „brak kar” nie oznacza „brak ryzyka”
W 2026 r. – zgodnie z deklaracjami KAS – można oczekiwać łagodnego podejścia do sankcji stricte za niewdrożenie KSeF.
Jednocześnie już od 1 lutego 2026 r. realnym ryzykiem są obowiązki JPK_V7 (numery KSeF/oznaczenia i korekty) oraz potencjalne kary 500 zł za błąd w razie braku reakcji na wezwanie.
Dodatkowo, po stronie nabywcy, faktura otrzymana poza KSeF co do zasady nie przekreśla prawa do odliczenia VAT, o ile transakcja jest rzeczywista i spełnione są warunki ustawowe.
Zastrzeżenie
Powyższy materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w konkretnej sprawie. Ocena ryzyk wymaga analizy modelu fakturowania, systemów IT oraz praktyki rozliczeń w danej organizacji.
